PLAYA DEL CARMEN, MX.- En la XL Sesión Ordinaria de Cabildo de Solidaridad, encabezada por el presidente municipal, Román Quian Alcocer, se aprobó el acuerdo para reformar la fracción III del Artículo 3 del Reglamento Interior del Archivo Municipal de Solidaridad.
Durante dicha sesión se indicó que uno de los motivos por los cuales se reforma esta fracción es con el fin de reciclar el papel y evitar la contaminación ambiental a nuestro destino.
Por ello, de acuerdo a la Ley del Sistema de Documentación del Estado de Quintana Roo, la Directora General del Archivo General del Estado emitió los criterios generales para optimizar los espacios de conservación, preservación y custodia del acervo documental.
Por esta razón, se reducen los tiempos para guardar la documentación existente y su posterior destrucción, estableciéndose como criterios que:
Los documentos administrativos deberán conservarse por cinco años; los de carácter fiscal o contable, por seis años y los de carácter legal por ocho años.
Asimismo, la fracción III del artículo 3 del reglamento interior del archivo municipal, queda de la siguiente manera:
Artículo 3
I. a II.-
III.- Presentar a consulta de la Comisión Dictaminadora de Valoración Histórica y Depuración Documental del Sistema Quintanarroense de Documentación, los expedientes que hayan cumplido con la finalidad para lo que fueron generados y se proceda a su depuración.
El destino final será la destrucción de los mismos, mediante la trituración con el fin de reciclar el papel y evitar la contaminación ambiental. La trituración de los documentos, será cada cinco años respecto a los documentos administrativos, seis años aquellos que tengan carácter fiscal o contable, y ocho años para los de carácter legal. Para tal efecto, el Director, deberá recabar la anuencia de las direcciones de donde provengan los archivos a destruir, y dar aviso de tal circunstancia al Secretario General del Ayuntamiento. (Con información del Ayuntamiento de Solidaridad)
