PLAYA DEL CARMEN, MX.- Con base en las disposiciones de los artículos 31, 32, 33, 34 y 35 de la Ley del Sistema de Documentación del Estado de Quintana Roo, esta mañana se llevó a cabo la destrucción de 754 cajas de documentación de diversas aéreas del Ayuntamiento de Solidaridad, que cumplió su tiempo de resguardo precautorio y no tienen ningún valor secundario, de acuerdo a un dictamen del Archivo General del Estado.
Asimismo fueron puestas bajo reguardo 30 cajas con expedientes para acrecentar el acervo histórico municipal.
La destrucción se llevó a cabo en el tiradero municipal a las 11:00 a.m., y estuvieron presentes el Secretario General, Rafael Castro Castro y representantes de cada área administrativa del Ayuntamiento, tal como lo dispone la legislación.
La documentación eliminada correspondió a las áreas de Atención Ciudadana, Comunicación Social, Desarrollo Humano, Seguridad Pública y Tránsito, DIF, Fomento Agropecuario, Deportes, Asuntos Religiosos, Inventarios, Oficialía Mayor, Recursos Humanos.
Así como de Tesorería, Servicios Públicos Municipales, Obras Públicas, Contraloría, Cuenta Pública 1995-1999 y Cuenta Pública 2000, 2002.
Las 30 cajas que contienen expedientes para acrecentar el acervo histórico de Solidaridad pertenecen a las áreas de Recursos Humanos, Tesorería, Comunicación Social, Seguridad Pública, Inventarios, Oficialía Mayor, Atención Ciudadana y Obras Públicas.
El director del Archivo Municipal en Solidaridad, José Leovigildo Santos Cordero, señaló que la última vez que se destruyó documentación fue en marzo 2008.
Señaló que esta acción se realiza bajo un marco de legalidad, con base en las disposiciones de la Ley del Sistema de Documentación del Estado, y después de la valoración y dictamen de personal de la dirección de Sistema Estatal de Archivos.
Santos Cordero, subrayó que la documentación que se eliminó hoy fue sometida al proceso de evaluación y depuración desde septiembre del 2008.
Los articulados de la Ley del Sistema de Documentación del Estado de Quintana Roo, señalan:
Artículo 31. La depuración de documentos se realizará considerando la utilidad, importancia y valor histórico de los mismos.
Artículo 32.- En el proceso de depuración que se realice en los órganos gubernamentales, los responsables de las mismas deberán consultar y actuar, conforme lo indique la Comisión Dictaminadora, respecto al destino de los documentos objeto de depuración, así como al término de la vigencia de la documentación determinada por su utilidad mediata e inmediata para la institución productora, de acuerdo a su catálogo de disposición documental y a las normas y procedimientos que para el uso, baja y destino final de bienes muebles sean aplicables en la institución.
Artículo 33.- Al realizar la depuración de documentos y entregar la unidad documental correspondiente el acervo que ya no esté activo, el órgano gubernamental que remite deberá elaborar un inventario y un calendario de vigencia de los documentos entregados; al término de este plazo se resguardarán hasta cumplir el tiempo que esta ley establece para su existencia.
Concluido ese periodo la Comisión Dictaminadora determinará con base al valor histórico de la información contenida en los documentos, su transferencia al Archivo Histórico para su custodia y conservación; de no representar valor histórico alguno opinará sobre la procedencia de eliminar mediante la baja definitiva la documentación de referencia.
Artículo 34.- Para ser eliminado o destruido algún documento, se requiere previamente el dictamen de la Comisión Dictaminadora en tal sentido, en coordinación con el órgano gubernamental que lo generó.
Artículo 35.- Podrán ser destruidos aquellos documentos que el órgano gubernamental de donde proceden considere concluida su vigencia, así como aquellos que hayan cumplido treinta años de existencia contados a partir de la fecha en que se produjeron y que de acuerdo con la Comisión Dictaminadora no hayan satisfecho los requisitos para integrarse al Patrimonio Histórico.
Al acto de destrucción de documentos deberán asistir los responsables del órgano gubernamental que lo haya generado, así como los integrantes de la Comisión Dictaminadora, quienes darán constancia por escrito del acto realizado. (Con información del Ayuntamiento de Solidaridad)
